Feature in Focus
16 oktober 2025 3 min lezenZiekmeldingen eenvoudig en foutloos verwerken
Het probleem met ziekmeldingen
Ziekmeldingen horen erbij in iedere organisatie, maar het proces rondom registratie en opvolging verloopt vaak stroef. Medewerkers bellen hun leidinggevende of sturen een berichtje, waarna de informatie via-via bij HR of de administratie terechtkomt. Het gevolg: onvolledige gegevens, misverstanden en fouten in de uren- of salarisadministratie.
Daarnaast ontbreekt vaak het overzicht: wie is er ziek, hoe lang al, en wat betekent dat voor de bezetting en lopende projecten? Managers moeten improviseren, en HR moet achteraf corrigeren.
De gevolgen van een onduidelijk proces
Wanneer ziekmeldingen niet goed vastgelegd worden, ontstaan er verschillende problemen:
- Fouten in de administratie: verkeerde of ontbrekende ziekteregistraties leiden tot problemen bij verloning en verlofopbouw.
- Gebrek aan overzicht: managers weten niet wie er beschikbaar is, waardoor planningen en projecten vertraging oplopen.
- Extra werkdruk voor collega’s: taken blijven liggen of moeten ad hoc overgenomen worden, wat stress veroorzaakt.
- Juridische risico’s: bij langdurig verzuim is een correcte registratie cruciaal om te voldoen aan wet- en regelgeving.
Kortom: een rommelig proces rondom ziekmeldingen kost tijd, geld en vertrouwen.
De oplossing: ziekmeldingen met TeamDesq
Met TeamDesq verloopt het proces van ziekmeldingen eenvoudig, duidelijk en volledig digitaal. Medewerkers melden zich ziek via de software, waarna leidinggevenden en HR direct inzicht hebben in de afwezigheid.
Hoe werkt het:
- Eenvoudig ziekmelden: medewerkers geven hun ziekmelding direct door in het systeem.
- Automatische registratie: de melding wordt vastgelegd en meegenomen in de uren- en salarisadministratie.
- Direct inzicht voor managers: leidinggevenden zien meteen wie er afwezig is en wat de impact is op projecten.
- Transparantie voor HR: HR beschikt over correcte en actuele data, wat fouten en misverstanden voorkomt.
Lees ook: Verlofregistratie zonder chaos
De voordelen op een rij
Het digitaliseren van ziekmeldingen met TeamDesq biedt duidelijke voordelen:
- Tijdwinst: geen losse telefoontjes of mails die handmatig verwerkt moeten worden.
- Minder fouten: de registratie verloopt automatisch en sluit aan op bestaande processen.
- Meer overzicht: managers en HR weten altijd wie er ziek is en hoe lang.
- Betere planning: de impact op projecten en roosters is direct inzichtelijk.
- Compliance en zekerheid: correcte vastlegging van gegevens helpt bij naleving van regels en rapportage bij langdurig verzuim.
Praktijkvoorbeeld: logistiek bedrijf
Een logistiek bedrijf met 80 medewerkers had veel last van onduidelijke ziekmeldingen. Medewerkers belden vaak rechtstreeks met collega’s in plaats van met HR, waardoor gegevens onvolledig of te laat werden doorgegeven. Dit leidde tot fouten in de loonadministratie en frustratie bij medewerkers.
Met TeamDesq wordt elke ziekmelding nu digitaal ingevoerd. HR en leidinggevenden zien direct wie afwezig is en kunnen planningen aanpassen. Het resultaat:
- Correcte salarisverwerking zonder correctierondes
- Minder misverstanden tussen medewerkers en HR
- Meer grip op verzuim en de impact op projecten
De HR-manager zegt: “Sinds we TeamDesq gebruiken, zijn fouten in de verloning door ziekmeldingen verleden tijd. Daarnaast besparen we veel tijd doordat alle informatie direct op de juiste plek staat.”
Conclusie: van rommel naar regelmaat
Ziekmeldingen zijn niet te voorkomen, maar de chaos eromheen wél. Met TeamDesq verloopt het proces foutloos en transparant, waardoor medewerkers zich snel en eenvoudig ziek kunnen melden en HR en managers altijd volledig inzicht hebben.
Zo wordt een administratieve uitdaging omgezet in een gestroomlijnd proces dat zekerheid en overzicht biedt.