Integratie met Outlook – afspraken en uren direct koppelen

Het probleem met losse agenda's

Veel organisaties leven in Outlook: meetings plannen, klantafspraken, interne overleggen. Maar de urenregistratie staat ergens anders. Medewerkers typen afspraken handmatig over, vergeten registraties of schatten ze achteraf. Managers missen zicht op beschikbare capaciteit en facturatie loopt vertraging op.

Wat op het eerste gezicht logisch lijkt; “ik zet het later wel in het urenpakket”, groeit uit tot dubbel werk en onnodige fouten. Agenda en uren lopen uit de pas, waardoor overzicht en betrouwbaarheid verdwijnen.

De gevolgen van handmatig overnemen

Wanneer Outlook en urenregistratie niet praten met elkaar, ontstaan er problemen voor de hele organisatie:

Tijdsverlies door dubbele invoer: hetzelfde werk twee keer vastleggen.
Gemiste (facturabele) uren: afspraken die niet worden omgezet, verdwijnen uit beeld.
Onjuiste planning: managers zien geen verband tussen agenda en inzetbaarheid.
Foutgevoelige facturatie: onvolledige of onnauwkeurige registraties leiden tot discussies met klanten.
Geen context: notities, deelnemers en locatie raken losgekoppeld van de urenboeking.

Vraag demo aan

De oplossing: Outlook-integratie met TeamDesq

TeamDesq koppelt naadloos met Outlook, zodat afspraken en uren elkaar automatisch versterken. Wat in je agenda staat, vormt de basis voor je urenregistratie. Zonder knip- en plakwerk. Eén centrale omgeving, minder ruis, meer zekerheid.

Hoe werkt het:

Koppel eenvoudig: log in bij Microsoft en kies de Outlook-agenda om te synchroniseren.
Afspraken verschijnen in TeamDesq: afspraken uit de gekozen agenda komen zichtbaar bij Events, in de Agenda en in het Registratie-overzicht.
Gebruikersmatching op deelnemers: TeamDesq matcht deelnemers op e-mailadres; gekoppelde TeamDesq-gebruikers worden automatisch aan het event gekoppeld en zien de afspraak terug.
Automatische werkstatus: tijdens een afspraak wordt je werkstatus automatisch bijgewerkt naar 'Afspraak'.
Live updates: aanpassingen in Outlook (titel, tijd, locatie) worden automatisch doorgevoerd in TeamDesq.
Doorstroom naar rapportages/facturatie: geregistreerde uren stromen door naar dashboards en (pre-)facturen.

Lees ook: Slimme rapportages voor betere beslissingen

De voordelen op een rij

Met TeamDesq verandert registreren van een administratieve last naar een soepel proces met duidelijke voordelen:

Tijdsbesparing: geen handmatig overtypen meer.
Minder fouten: directe overname van agenda-gegevens.
Volledigheid: minder "vergeten" afspraken, meer complete uren.
Snellere facturatie: uren staan direct klaar voor doorbelasting.
Beter overzicht: managers zien inzetbaarheid en belasting per team en project.
Tevreden medewerkers: registreren voelt natuurlijk en kost minder tijd.

Praktijkvoorbeeld: consultancybureau

Een consultancybureau met 25 adviseurs werkte met Outlook voor planning en Excel voor uren. Afspraken werden vaak pas aan het eind van de week ingevoerd, met missers en correctierondes als gevolg.

Sinds de Outlook-koppeling in TeamDesq vormen agenda-afspraken de basis voor uren. Consultants boeken met één klik, projectleiders zien realtime voortgang en de financiële administratie kan sneller factureren.

Het resultaat:

Minder correctierondes in de facturatie
Completere urenregistratie zonder achteraf-gedoe
Betere sturing op bezetting en projectbudgetten

De operationeel manager zegt: "We boeken nu direct vanuit onze agenda. Geen dubbel werk meer en veel minder discussie over uren. Dat geeft rust én versnelt onze facturatie."

Conclusie: van dubbel werk naar directe koppeling

Met de Outlook-integratie van TeamDesq koppel je afspraken en uren aan elkaar. Dat betekent minder administratie, meer nauwkeurigheid en sneller inzicht. Zo werk je slimmer, niet harder.

Feature in Focus